Valaki elolvassa a szolgáltatásodat, megnézi a referenciáidat, majd kitölti az ajánlatkérő űrlapot.
Ő azt gondolja, hamarosan jelentkezel. Te viszont talán még az értesítést sem kaptad meg. Vagy megérkezett, csak elveszett a többi levél között.
Az érdeklődő vár, majd keres egy másik szolgáltatót. Te pedig nem is tudod, hogy lett volna lehetőséged egy új megbízásra.
Az ajánlatkérés folyamata a Küldés gomb után is folytatódik. A weboldalnak és a vállalkozásod napi működésének ezen a ponton össze kell kapcsolódnia.
Kapjon egyértelmű visszajelzést az érdeklődő
Űrlapbeküldés után az első kérdés egyszerű: sikerült elküldeni az üzenetet?
Ha nem történik semmi jól látható, a látogató elbizonytalanodhat. Újra megnyomhatja a gombot, vagy bezárhatja az oldalt anélkül, hogy tudná, megérkezett-e a megkeresése.
Egy jól látható sikerüzenet vagy külön köszönőoldal segít ezt tisztázni. Röviden elmondhatja:
- hogy a rendszer fogadta a megkeresést;
- mi lesz a következő lépés;
- mikor várható válasz;
- szükséges-e még valamit tennie.
Válaszadási időt csak akkor érdemes megadni, ha azt a mindennapi munkában is tartani tudod. A reális tájékoztatás jobb alapot ad a bizalomhoz, mint egy túl szoros ígéret.
Annyit kérdezz, amennyi az első válaszhoz szükséges
Egy ajánlatkérő űrlap akkor hasznos, ha megfelelő információt ad Neked, és közben nem jelent indokolatlanul nagy feladatot a kitöltőnek.
Ha csak nevet és e-mail-címet kérsz, előfordulhat, hogy az első leveledben mindent újra meg kell kérdezned. Ha viszont túl sok kötelező mezőt teszel bele, a látogató feladhatja a kitöltést.
Érdemes abból kiindulni, mire van szükséged az első érdemi válaszhoz.
Egy lakásfelújítással foglalkozó vállalkozónak például fontos lehet a munka helyszíne és típusa. Egy weboldalkészítőnek az, hogy új oldalról vagy meglévő honlap átalakításáról van szó.
Minden mezőnek legyen világos szerepe. Amit ráértek később megbeszélni, azt nem feltétlenül szükséges az első kapcsolatfelvételnél bekérni.
Biztosan eljut Hozzád a megkeresés?
Az űrlap látható működése és az értesítő e-mail kézbesítése két külön dolog.
Előfordulhat, hogy a látogató sikerüzenetet kap, miközben az értesítés levélszemétbe kerül, hibás címre megy, vagy technikai probléma miatt nem érkezik meg.
Ezért érdemes ellenőrizni:
- melyik e-mail-címre küldi az értesítést a rendszer;
- megfelelően van-e beállítva a levélküldés;
- megérkeznek-e a tesztüzenetek;
- visszakereshetők-e a beküldések az erre kialakított felületen.
A megfelelően kialakított tárolás segíthet abban, hogy ne kizárólag egyetlen értesítő levéltől függjön a megkeresés megtalálása. Ennek módját és az adatok kezelését is tudatosan kell megtervezni.
Mire jó az automatikus visszaigazolás?
Egy rövid visszaigazoló e-mail megnyugtathatja az érdeklődőt, és összefoglalhatja a következő lépéseket.
Például:
„Köszönöm a megkeresésedet! Átnézem az elküldött információkat, és hamarosan jelentkezem az egyeztetéshez.”
Ha konkrét válaszadási időt tudsz vállalni, az is szerepelhet benne. Hasznos lehet továbbá jelezni, milyen névről vagy e-mail-címről várhatja a személyes választ.
Az automatikus levél azonban a folyamat eleje. A valódi kérdésre továbbra is Neked vagy a munkatársadnak kell válaszolnia.
Legyen egyszerű módod a megkeresések követésére
Kevés érdeklődőnél könnyű úgy érezni, hogy mindent fejben tudsz tartani. Közben azonban telefonhívások, közösségi üzenetek és e-mailek is érkezhetnek.
Már egy egyszerű nyilvántartás is segít átlátni:
- ki keresett meg;
- milyen szolgáltatás érdekli;
- válaszoltál-e;
- elküldted-e az ajánlatot;
- mi a következő teendő.
Kezdetben ehhez egy rendezett táblázat is elegendő lehet. Több megkeresésnél külön ügyfélkezelő rendszer segíthet a feladatok és emlékeztetők követésében.
A legfontosabb, hogy legyen egy olyan hely, ahol át tudod tekinteni a folyamatban lévő érdeklődéseket.
A válaszod tegye könnyűvé a folytatást
Az érdeklődő sokszor nem tudja, hogyan zajlik nálad a közös munka. A válaszod akkor segít igazán, ha megmutatja a következő lépést.
Ha további információra van szükséged, konkrét kérdéseket tegyél fel. Ha beszélgetést javasolsz, írd le, hogyan tudtok időpontot egyeztetni. Ha ajánlatot küldesz, derüljön ki, mit tartalmaz, és hogyan jelezheti az elfogadását.
Érdemes azt is tisztázni, ki felel a válaszadásért, ha többen dolgoztok a vállalkozásban. Így kisebb az esélye, hogy mindenki azt gondolja: valaki más már foglalkozik a megkereséssel.
Időnként járd végig Te is az egész folyamatot
Nyisd meg a weboldaladat telefonon, és küldj be egy próbaérdeklődést.
Nézd meg, érthetők-e a mezők, működik-e a beküldés, megjelenik-e a visszajelzés, és megérkeznek-e a megfelelő értesítések.
Különösen hasznos ez egy űrlapmódosítás, levélküldési beállítás változtatása vagy nagyobb weboldalfrissítés után.
Ha mérni szeretnéd az eredményeket, érdemes a sikeresen beküldött megkereséseket követni, és nem pusztán azt, hányszor nyomták meg a Küldés gombot. A két szám eltérhet, például hibás kitöltés vagy sikertelen beküldés miatt.
A jól működő weboldal a háttérben is segít
A látványos megjelenés mellett az apró működési részletek is számítanak. Egy egyértelmű űrlap, megbízható értesítés és követhető válaszadási folyamat megkönnyíti az ügyfeleid és a Te dolgodat is.
A Webfókusznál ezeket az összefüggéseket is figyelembe veszem a weboldal kialakításakor. A cél, hogy a kapcsolatfelvétel a látogató számára egyszerű, Neked pedig átlátható legyen.
Bizonytalan vagy abban, hogy minden megkeresés eljut Hozzád? Írj nekem a webfokusz.hu oldalon, és beszéljük át, hogyan lehetne megbízhatóbbá tenni az ajánlatkérés folyamatát!